❓ Aide & guide utilisateur

Bienvenue sur l'aide du Portail Prévoyance MDN. Cette page rassemble les guides pratiques selon votre rôle.

💡 Pour toute question hors de ce guide : prevoyance@mdn.nc

ou (687) 26 60 40.

🚀 Premiers pas (tous rôles)

Activer votre compte

Étape	Action
1️⃣	Vous recevez un email d'invitation (lien valable 72 heures)
2️⃣	Cliquez → choisissez un mot de passe (12 car. min, 1 maj + 1 min + 1 chiffre + 1 spécial)
3️⃣	Configurez votre app 2FA (Google / Microsoft Authenticator, 1Password, Bitwarden…)
4️⃣	Notez vos 8 codes de secours dans votre gestionnaire de mots de passe
5️⃣	Connectez-vous

⚠️ Les 8 codes de secours ne réapparaissent jamais. Si vous les perdez ET

votre téléphone, le Super-Admin MDN devra réinitialiser votre 2FA.

Mot de passe oublié

Page de connexion → "Mot de passe oublié"
Saisissez votre email → un lien vous est envoyé (valable 1 h)
Définissez un nouveau mot de passe (différent des 5 derniers utilisés)

Téléphone perdu (2FA bloquée)

Si vous avez encore…	Action
Vos codes de secours	Utilisez un code → connectez-vous → Profil → Sécurité → réinitialisez 2FA
Plus aucun code	Contactez le Super-Admin MDN (vérification d'identité requise)

👔 Guide RH Entreprise

Créer un dossier

Menu Dossiers → Nouveau dossier
Choisissez le type (5 options) :

Icône	Type
⚱	Décès
🩺	Arrêt de travail
🏥	Incapacité temporaire
♿	Invalidité
💰	Rente

Remplissez l'identification de l'assuré (matricule employeur recommandé)
Complétez les informations spécifiques au type
Décès uniquement : ajoutez les bénéficiaires
Cliquez Sauvegarder le brouillon

Déposer les pièces

Format	Limite
PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX	20 Mo / fichier

✅ Les fichiers sont chiffrés (AES-256-GCM) avant stockage.

Remplacer une pièce

À côté du nom du fichier → "↻ remplacer" → l'ancienne version est conservée dans l'historique consultable depuis l'audit.

Soumettre à MDN

Quand toutes les pièces obligatoires sont là → bouton "Soumettre à MDN". Le statut passe à "Soumis", vous recevrez un email à chaque évolution.

Si MDN demande un complément

Statut	Action attendue de votre part
📩 Pièces en attente	Lisez le motif dans la messagerie + déposez la pièce manquante

✅ Le dossier repasse automatiquement en instruction dès dépôt.

Suivre l'avancement

Statut	Signification
📝 Brouillon	En cours de saisie
📤 Soumis	Envoyé à MDN, en attente d'affectation
🔍 En instruction	Un gestionnaire MDN traite votre dossier
📩 Pièces en attente	MDN attend un complément de votre part
✅ Validé	Décision favorable prise par MDN
❌ Rejeté	Décision défavorable (motif communiqué)
💸 Réglé	Versement effectué (référence fournie)
🔒 Clos	Dossier finalisé
🗄 Archivé	Plus aucune modification possible

🏢 Guide Admin Entreprise

Inviter un RH

Menu Entreprise → RH → "+ Inviter un RH"
Renseignez nom, prénom, email pro
L'utilisateur reçoit un lien d'activation (72 h)

Gérer les RH

Action	Effet
Suspendre	Accès temporairement bloqué (absence prolongée)
Réactiver	Lève la suspension
Révoquer	Accès définitivement coupé (départ)
Renvoyer invitation	Si l'utilisateur a perdu le mail initial

Voir tous les dossiers

✅ Vous voyez tous les dossiers de tous les RH de votre entreprise.

Filtres : type, statut, période de déclaration, recherche par nom/n°/matricule
Bouton ⬇ Télécharger l'archive ZIP sur chaque dossier (PDF + pièces + messages)

Tableau de bord

Statistiques par type, volumétrie mensuelle, dossiers en alerte SLA.

👨‍💼 Guide Gestionnaire MDN

File d'attente

Menu MDN → File d'attente — onglets :

Onglet	Contenu
À affecter	Dossiers soumis sans gestionnaire
Mes dossiers	Ceux qui vous sont assignés
À traiter (tous)	Tous les dossiers en cours
Tous	Inclut clos / rejetés / archivés

Actions sur un dossier

Bouton	Quand l'utiliser
📋 Prendre en charge	Dossier non affecté
📝 Demander un complément	Pièce manquante / incohérence
✅ Valider	Dossier complet et conforme
❌ Rejeter	Exclusion contractuelle (motif obligatoire ≥ 20 car)
💸 Marquer réglé	Après virement (saisir la référence)

Notes internes MDN

⚠️ Cochez "🔒 Note interne MDN" sur la messagerie pour échanger entre

collègues MDN. Le message est invisible pour l'entreprise.

Observations internes

Section "Observations internes MDN" en bas du dossier — notes durables (analyse, points d'alerte). Jamais visibles côté entreprise.

Alertes SLA

Couleur	Statut SLA
🟢 Vert	OK (sous le seuil)
🟠 Orange	Attention (alerte)
🔴 Rouge	En retard

✅ Les seuils sont configurables par le Super-Admin (par type × étape).

🦸 Guide Superviseur MDN

En plus des fonctions Gestionnaire :

Action	Effet
Réaffecter un dossier	Sélection autre gestionnaire dans la liste
🗄 Archiver définitivement	Plus aucune modification possible

⚠️ L'archivage est irréversible. Le dossier reste consultable et

téléchargeable, mais figé.

👑 Guide Super-Admin MDN

Créer une entreprise cliente

Menu MDN → Entreprises → "+ Nouvelle entreprise" — renseignez raison sociale, RIDET, contrat collectif, email contact. Vous serez redirigé vers la fiche pour inviter le 1ᵉʳ Admin Entreprise.

Inviter un user MDN

Menu MDN → Utilisateurs MDN → "+ Inviter" — choisissez le rôle :

Rôle	Périmètre
Gestionnaire	Instruit ses dossiers assignés
Superviseur	Réaffecte, archive, supervise
Super-Admin	Configuration globale + audit

Configurer SLA

Menu MDN → Paramètres → SLA — pour chaque type × étape, ajustez les seuils 🟢 vert / 🟠 orange. Les badges et alertes s'adaptent automatiquement.

Configurer rétention RGPD

Menu MDN → Paramètres → RGPD — durée de conservation par type. Au-delà : anonymisation automatique quotidienne.

Audit

Menu MDN → Audit — filtres par utilisateur, action, période, entité. Le journal est immuable (triggers MySQL).

Suspendre une entreprise

Bouton "Suspendre" sur la fiche entreprise — bloque l'accès des RH + Admin Entreprise. Les dossiers restent en BDD pour archivage.

❓ FAQ

Question	Réponse
Mobile ?	✅ Le portail est responsive, 2FA fonctionne identiquement
Mdp expire-t-il ?	Non, mais vous pouvez le changer à tout moment (Profil → Sécurité)
Mon dossier a disparu ?	Vérifiez les filtres ; les archivés sont sous "Archivé"
Exporter mes données (RGPD art. 20) ?	Profil → "Exporter mes données" → ZIP chiffré sous 7 j
Mauvaise pièce déposée ?	🗑 si dossier non validé, sinon "↻ remplacer" pour conserver la trace
Conservation des dossiers ?	5 à 10 ans après clôture selon type (voir page RGPD)

📞 Contact

Besoin	Canal
Support utilisateur	prevoyance@mdn.nc
Téléphone MDN	(687) 26 60 40
Incident sécurité	securite@mdn.nc
RGPD / DPO	dpo@mdn.nc

Dernière mise à jour : 24/04/2026